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高效會議概述及提高會議經營秘訣39頁.ppt

  • 更新時間:2019-07-26
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會議的意思就是人們聚集在一起,圍繞特定主題進行討論、交流的活動。會議是一種群體溝通的方式。人類開會的曆史可謂是源遠流長。公元前2198年,大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領,慶功封爵並商討全國的財政問題。據說,會稽山原名茅山,因召開此會而更名。公元前 681 年,齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國,在北杏會盟,首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高,齊國召開的國際會議的頻率和規模也越來越高。因此,齊桓公也被譽爲是“文山會海”的祖師爺。

會議起源,中國的會有多少,整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少?從中央到地方一年要開多少會?這是一個無法統計的數字。《現代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息:1999年, 北京只有一二百家服務于會展的專業公司,而2005年竟達到4000家以上。會議養活了如此之多的服務公司,形成了滋生腐敗的溫床。2011年,中國首個《中國會議藍皮書》在京發布,藍皮書指出,目前我國每年舉辦的各種會議多達幾千萬個,年均增長20%。

在白領中,會議恐懼症已經不是個新詞兒了。對于現在很多商政人士而言,在會議室裏度過一天已經是一件司空見慣的事,似乎每天都有開不完的會。2011年,中國青年報社會調查中心通過民意中國網和網易新聞中心,對2223人進行的一項調查顯示,53.6%的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。具體而言,57.4%的人每星期平均開會2次以上。受訪者中,40.8%的人是企業職員,30%的人是事業單位員工,12.9%的人是政府機關工作人員。另外,只有不到三成的白領認爲自己參加的會議有意義,而剩余的大多數白領均表示厭煩開會,甚至有人爲此變成職場“恐會族”。

一家公司會不會開會,決定了該公司的競爭優勢。一家公司開會的效率與執行,決定了該公司全面管理的效率與執行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看,“文山會海”的成本是:時間成本=參加會議的人數×(與會者的准備時間+與會者的旅行時間+正式會議時間+會議休息及耽擱時間。而實際上我們用到會議上的時間遠遠大于實際計算的比例。大多數的會議並沒有按照承諾的時間准時結束。而且,會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎,從而降低了我們非開會時間的工作效率。

金錢成本=開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資+場地費、設施費、文件複印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本=參會人員若不用參加會議,那麽在這段時間可以爲公司帶來的效益。機會成本=開會過程中,因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意+不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶+不能及時解決自己管轄範圍內的突發事件帶來的問題及持續影響等。

警惕會議成本,日本太陽工業公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是:會議成本=每小時平均工資的3倍×2×開會人數×會議時間(小時)。公式中平均工資所以乘3,是因爲勞動産值高于平均工資;乘2是因爲參加會議要中斷經常性工作,損失要以2倍來計算。因此,參加會議的人越多,成本越高。有了成本分析,大家開會態度就會慎重,會議效果也十分明顯。


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